分析城建档案管理数字化建设及存在问题

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摘要：建立城建档案信息化数据库是新时期城建档案事业发展的必然趋势和战略选择，是档案室管理工作的重要任务。因为依靠纸质资料保管存在着单一性缺陷和弱点，不利于长期妥善保存，

建立城建档案信息化数据库是新时期城建档案事业发展的必然趋势和战略选择，是档案室管理工作的重要任务。因为依靠纸质资料保管存在着单一性缺陷和弱点，不利于长期妥善保存，馆藏档案数量越多，安全防范风险越大。因此，加强城建档案安全防范，对馆藏档案进行数字化加工处理，加紧城建档案竣工资料异地备份工作，是推进档案信息化建设刻不容缓的重要任务。

1 城建档案管理数字化建设的意义

目前，城镇化发展加速，城建档案工作的服务功能不断凸显。城建档案保管的资料，主要为建设工程竣工资料，通常需要保存20～60年，资料管理任务量较大。以邻水县城建档案室为例，库内馆藏档案已从1980年的不足5000卷，发展到现在近1万卷，其中涵盖综合类、城市勘测、城市规划、城市建设管理、市政工程、公用设施工程等十五个大类的城建档案资料，内容日益丰富，社会利用价值越来越显著。随着档案资料的增加，采取传统的档案管理模式，难以满足档案资源利用需求，数字化管理，能够实现档案异地调取，实时存储和调阅，提高了资源利用率。除此之外，城建档案是城乡规划、建设和管理工作中形成的重要基础资料和不可再生的信息资源，是城市防灾、救灾、灾害处置的重要依据。为规避重大灾害和突发事件给馆藏档案数据带来的风险，确保城建档案信息资源在应对突发事件、抢险救灾时发挥重要作用，保证档案实体安全和档案信息安全，需要加快城建档案管理数字化建设。

2 城建档案管理数字化建设存在的问题

2.1 信息安全问题

从城建档案数字化管理实际情况来说，存在着信息安全问题。由于信息网络不稳定，极易造成档案资料缺失问题，影响着档案管理工作的有效性。数字化档案管理模式，受到软件因素、硬件因素、人为因素等的影响，不利于档案资料的稳定性，极易造成资料缺失问题，影响着城建档案的完整性，不利于后期使用。除此之外，城建档案资料对保密性，有着较高的要求。数字化管理模式的实施，存在着信息易被篡改的风险。部分不法分子通过系统攻击手段，盗取档案信息，影响着信息的安全性。基于此，城建档案管理数字化建设，首要解决的是信息安全问题。

2.2 资金问题

在建设初期，需要将纸质资料全部转化为数字化信息，需要做好资料整理和系统建设等系列工作。建设档案数字化管理系统，在信息网站建立和搜索引擎等方面，均要投入一定的人力和财力。其中财力因素对城建档案管理数字化建设的影响最大，因为需要购置A3高速扫描仪、台式电脑、服务器等，资金缺口较大。基于此，为了能够保证城建档案管理数字化建设的顺利开展，需要加大资源投入力度，为建设工作的开展，提供相应的支撑。

2.3 档案资源利用问题

传统城建档案管理模式下，档案信息利用率较低，难以充分发挥档案资源的作用。数字化管理模式的实施，使得档案管理工作的信息化水平得以提升。在档案利用方面，提高了资源利用率。上述目标的实现，需要做好城建档案管理数字化建设的把关。从建设实际来说，存在着盲目建设的问题，前期规划不足，使得系统运行存在着一定的问题，进而难以充分利用档案资源，引发档案资源利用率低下问题。

3 城建档案管理数字化建设策略

3.1 做好合理规划

从城建档案管理数字化建设工作来说，初期是关键时期，需要做好合理规划以及准备，才能够保证后续建设工作顺利开展。基于此，初期工作中，需要合理规划[1]。在进行档案资料数字化前，需要开展系列调查工作，全面了解档案数量以及类型等，做好资料整理工作。在整理时要按照具体的标准，进行资料分类以及整理，形成具体的条目，方便后期使用时快速搜索引擎。除此之外，要制定完善的标准，避免后期出现系列问题，影响档案调阅和存储操作效率，实现档案资源共享，提高档案管理工作效率。基于此，要制定完善的标准，指导档案资料数字化建设。

3.2 加大资金投入力度

随着城市建设规模不断扩大，需要入库的档案资料越来越多，资料查阅使用频率也越来越高，加强城建档案信息化建设迫在眉睫。在具体落实方面，要加大城建档案数字化管理宣传力度，使得相关部门能够充分的意识到实施此模式的必要性以及重要性。当增强人们的意识后，才能够使其更好的投入建设工作中。保持城建档案管理数字化建设和城市建设业务开展同步，共同规划以及发展。无论是硬件建设，还是软件建设，均需要一定的资金支持。除此之外，还需要投入一定的人力和物力，因此需要上级部门的财政支持，支撑城建档案管理数字化建设工作的顺利开展。建立城建档案数据库管理系统，其主要内容包括软件和硬件配套设施建设。完成数据库建设，需要一大笔资金的支持。基于此，为了保障城建档案管理数字化信息工作顺利开展，在开展档案室开展数字化建设前，需要对信息化处理市场进行调查和了解，开展规划评估，拟定城建档案信息化建设投资方案，申请档案管理数字化建设资金支持。

文章来源：《城建档案》 网址: http://www.cjdazz.cn/qikandaodu/2020/0727/405.html

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