城建档案业务外包应注意的问题及对策分析

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摘要：近几年来，我国城市、城乡建设规模飞速发展，由于城市建设的扩大速度太快，加上城市管理精细化要求，城建档案门类及数量呈现直线上升趋势。城建档案工作任务与人力资源成本之

近几年来，我国城市、城乡建设规模飞速发展，由于城市建设的扩大速度太快，加上城市管理精细化要求，城建档案门类及数量呈现直线上升趋势。城建档案工作任务与人力资源成本之间的矛盾越来越突出，日渐尖锐。同时机构改革要求城建档案部门的工作人员越发精简化，但是工作内容与工作难度却不断增加，从而出现档案部门工作人员匮乏、资金短缺，最终在一定程度上制约了城建档案整理工作的质量与效率。对此，必须对症下药，采取相应解决措施，合理引进社会力量和新技术，实行城建档案部门的档案整理工作外包，展开完善服务，最终为城建档案事业的发展注入新鲜活力。

1 城建档案外包整理的内涵

我国大部分城市和县区都成立了独立的城建档案管理部门，保存了大量的城市市政基础设施和房屋建筑的竣工档案、影像、模型等资料，为一个城市的规划、设计、管理及领导决策发挥了巨大的作用。由于城市建设的扩大速度太快，每年新进馆的资料成倍增加，往往上一年度的档案资料还没有及时整理入库，新的档案又源源不断送过来，同时档案查询利用的需求又开始。这些矛盾的产生使得档案外包整理模式便应运而生。档案外包整理，是指城建档案管理单位根据拟定的服务合同协议书，把馆内部分城建档案，主要是城市建设的规划、设计、施工等大型项目活动形成的具有价值的文字、图纸、音视频资料，委托给专业的档案整理公司承担的一种新型的工作模式[1]。档案外包整理公司根据委托档案数量，按国家城建档案分类大纲和工程竣工档案归档要求，对档案进行分类、编目，装订、档案数字化处理。

现在，越来越多的城建档案管理部门开始采用档案外包整理模式，因为不但能够确保档案管理的工作质量，提高工作效率，为城建档案管理部门解决了人手不足、人才短缺的问题，也为城建档案的信息化工作打下了基础，促使城建档案部门资源优化、经济效益最大化。

2 城建档案外包整理的问题及对策

通过调研发现，我国的档案外包整理工作模式的发展相对落后，并且行业的竞争较为混乱，又因档案保密要求规定的制约，从而导致城建档案管理部门难以完全放手采用外包整理，因为一旦发生风险问题后，在经济利益受损的同时还可能对相关人员进行问责。另外，由于经费不足问题，城建档案部门也不能完全将监管工作委托给第三方。因此为了规避风险、提升单位的经济效益，在进行档案外包整理时，应当注意以下问题并采取相关措施：

1）配备专业的档案管理人员。配备一名具有扎实专业基础的档案管理工作人员，是提升城建档案外包整理工作的效率和质量的首要条件，因为其能对档案管理工作展开整体化的设计及规划，并根据相关规定建立健全档案管理体系，确保城建档案外包整理工作健康发展。因此，要求城建档案馆至少要派一名熟悉整理业务、了解馆藏分类、长期在一线开展业务指导的档案馆工作人员，对档案外包整理工作进行实时监督和管理，才能使外包整理工作不出现知识盲区，提高档案外包整理工作的成效[2]。

2）完善档案外包整理制度。众所周知，无规矩不成方圆。城建档案管理事业的发展，也离不开规范、健全的制度的有力支持。对于档案外包整理工作模式亦是如此，因此在新时代背景下，单位领导必须提高对城建档案外包整理工作的重视度与关注度。首先，单位负责人要从实践应用方面着手，根据相关法律法规制定出符合单位发展实情的档案外包管理制度，以此为降低外包整理风险提供保障机制。其次，在健全城建档案外包整理工作制度的基础上，要对派遣专业的档案管理人员实行定时汇报制度，确保外包整理工作的规范性、科学性。最后，要制定完善的责任追踪制度，对档案整理的全过程进行可追溯性管理，对档案室人员的工作职权进行细致化分，将责任落实到人，并对他们可使用的权利加以监督和合理约束，才能最大化地提升城建档案外包整理工作的效率及质量。

3）签订规范的外包协议书。鉴于以往许多城建档案馆、室在开展档案外包整理工作中都会出现各种问题，比如档案文件丢失或损毁，档案资料分类不准，查不到档案等问题，给档案利用带来了极大的负面影响。对此，要求我们城建档案管理部门今后在采用档案外包整理模式时，务必要吸取教训、总结经验，尤其是在签订协议合同书时，要进一步确保合同的规范性与法律性，明确清楚甲乙双方的权利和义务，仔细阅读合同书中的每一条规定，以免因为无法律依据的支持而产生不必要的纠纷麻烦。为此，具有法律效应和规范性的档案外包整理协议书内容，应当有以下几点：一是要求外包整理机构应当根据本单位的档案管理制度、档案分类方式、以及保管期限的划定等主要规则，来为本单位提供完善的档案利用和咨询服务；二是要求外包整理机构在整理档案文件时，不可以为了实现简化整理工作流程的问题，而对本单位的档案进行拆分、删减与重新组合操作；三是若是外包整理机构必须要对档案文件进行损害其完整性与规律性的操作时，务必要提前与本单位进行联系，确保在获得同意的前提条件下展开整理；四是档案整理工作人员，应当定期对本单位进行进度汇报，并同意随时随地接受本单位的监督和指导；五是外包整理机构必须要依据科学规范的档案整理规定进行整理，根据制定的标准进行收费，并制定出出现收费异议时的处理方案等。只有签订规范且科学的外包整理协议书，才能最大程度地提升城建档案外包整理的安全性，确保整理工作定时定量完成。

文章来源：《城建档案》 网址: http://www.cjdazz.cn/qikandaodu/2020/0726/395.html

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