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信息化为城建档案更添生命活力

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珠海市城市建设档案馆采用云计算、物联网、移动互联网等信息技术，以标准规范体系、安全体系、管理运维体系为基础，构建城建档案大数据中心，实现城建档案智能感知、资源共享、高效协同、泛在互联，为城市管理提供多层次、多方位、多渠道的城建档案资源信息利用服务。珠海市城市建设档案馆以创新发展为引领，推进理论和方式方法创新，积极打造智慧城建档案管理；以协调发展为原则，解决城建档案发展不平衡、不充分的问题，促进城建档案事业支撑珠海经济社会发展；以绿色发展为理念，促进可持续发展，实现城建档案高效、智慧管理，真正走向现代化；以开放合作为导向，让城建档案融入经济社会文化发展，深入挖掘档案价值，提升档案的包容度和辐射面；以共享服务为目的，探索档案资源共建共享新途径，打造支撑珠海城市建设的城建档案信息服务体系。积极推进智慧城建档案馆建设智慧城建档案馆是数字城建档案馆的延伸和深化，采用云计算、物联网、移动互联网等信息技术，以标准规范体系、安全体系、管理运维体系为基础，构建城建档案大数据中心，实现城建档案智能感知、资源共享、高效协同、泛在互联，为城市管理提供多层次、多方位、多渠道的城建档案资源信息利用服务。一、长远谋划、开展“智慧城建档案馆”顶层设计广泛调研，摸清需求。通过走访调查、问卷调查、座谈会等形式对全市城建档案业务相关部门、企业进行广泛调研，摸清城建档案服务需求。全面梳理，把握趋势。全面梳理《全国城建档案信息化建设规划与实施纲要》《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》《“十三五”珠海智慧城市行动计划》等相关文件要求，研究城建档案工作发展趋势。对标先进，借鉴经验。对广州、佛山等全国25 个典型城建档案馆进行走访调研，借鉴兄弟单位在城建档案统筹管理、馆库建设及信息化方面的先进经验。科学谋划，理清思路。研究制定了《珠海市智慧城建档案馆三年行动计划》，在国内首次明确提出了以“智慧收集”“智慧管理”“智慧服务”建设为核心的智慧城建档案馆总体框架，厘清了发展思路。二、有序推进智慧城建档案馆三年行动计划实施工作该项目已申报列入智慧珠海十三五行动计划及2018年度住建部科技示范项目。按照智慧珠海相关项目实施流程及实际情况，启动了智慧城建档案馆建设方案编制工作。以信息资源共享服务为导向，开展了城建档案共享规范及数字化加工规范编制工作。搭建了城建档案信息共享平台。以实现全市城建档案共享为目标，整合业务档案、工程档案等各类资源，搭建了城建档案信息共享平台，涵盖档案知识图谱、数据共享、权限发布等服务功能，实现了城建档案收集、管理到发布的一体化信息化管理。同时，出台了局系统业务档案统筹指导意见，推动了档案信息资源的集中管理、共享利用。推进智慧馆库建设。以新馆建设为契机，开展智慧馆库建设，实现档案馆楼宇及库房智能一体化管理，建立安全管理、环境监测、能源管理、档案实体智能管理等系统，实现楼宇管理现代化、库房管理智能化。全力推进市住房和城乡建设局业务档案一体化平台及数字化建设一、形成一套规范标准，理顺各业务科室的归档移交工作深入调研局机关各科室档案管理现状，编制了《规划建设业务档案归档管理规范》，明确了业务档案归档范围、要求、整理及档案数字化加工技术规范等要求。图1 规划建设业务档案归档管理规范图2 档案整理过程二、集中力量，有序推进历史档案整理及数字化工作按市城建档案馆的业务管理类档案的整理归档规范标准，将存量的各科室现有的档案逐一清点、杀毒除菌、拆卷、拆订、整理、裱糊、修补、组卷、分类、打号、编目、校核、审查、封面、备考、装盒等工作，抢救濒临毁灭的规划建设业务档案。三、建立了增量业务档案更新机制，解决了新增档案的整理及数字化问题按照编制的规范标准要求，实现对业务过程中产生的纸质和电子文件的统一、同步归档，实现对增量电子文件的有效管理，打破现各业务科室档案保管分散、归档情况不一、档案利用率低的情况，实现不同业务部门、不同单位之间的安全、有效数据共享。图3 增量业务档案更新四、完成业务档案资源的整合，建设规划建设业务档案信息资源的应用管理以及服务利用平台珠海市数字城建档案馆为基础平台，依托市局一体化业务管理系统为业务来源，按照国际、国内的电子文件前端控制与全程管理等理论标准体系，以工程项目生命周期为主线，建立建设业务审批文件形成、组织、登记、分类、鉴定、归档、移交数字资源管理系统，形成标准统一、成果集中、高度共享的数字建设业务、档案一体化的管理。实现与市局一体化业务平台对接，通过项目的建设，抢救规划建设业务档案，建设存量业务档案的数字资源，实现存量档案的查询利用。通过系统对接，实现增量档案的同步归档，实现增量档案归档同时，实现档案查询利用。促进与相关职能部门业务协同为方便群